DNAI מלווה עיריות, מועצות אזוריות ומועצות מקומיות בשימוש אחראי בבינה מלאכותית: סדנאות והרצאות לעובדים, תוכניות הכשרה, פיילוט הטמעה ומדיניות שימוש. התרגול נבנה ממשימות אמיתיות של האגפים, כמו מוקד, הנדסה, חינוך ודוברות, בלי להזין מידע אישי על תושבים. מתחילים בשיחת אפיון ללא עלות עם מי שמוביל את הנושא ברשות.
עודכן לאחרונה:
רשות מקומית היא לא עוד ארגון. באותו יום היא מטפלת במפגע בכביש, בבקשה להיתר, ברישום לגן ובפנייה לרווחה. כמעט כל מכתב יכול להגיע לעיתונות, החלטות מתועדות בפרוטוקול, ולצד ההנהלה עומדים מבקר הרשות, היועץ המשפטי, ועד העובדים ונבחרי הציבור.
בינה מלאכותית יוצרת עוזרת בחלק שגוזל הרבה זמן בעבודה העירונית: טקסט. קריאת מסמכים ארוכים, ניסוח תשובות לפניות, סיכום ישיבות והכנת הודעות לתושבים. היא לא מחליטה במקום העובד, והאחריות על כל תוצר נשארת אצל מי שחותם עליו.
לכן מתחילים מהמשימות של האגפים ומהכללים של הרשות: מה מותר להזין, באילו כלים, ומי בודק את התוצר. כשהכללים ברורים, העובדים משתמשים בביטחון ולא בהסתר.
האתגרים שחוזרים כמעט בכל רשות, מה בינה מלאכותית יכולה לתרום בכל אחד מהם, ואיפה צריך להיזהר.
| אתגר | מה זה אומר בפועל | איך AI יכול לעזור | ממה להיזהר |
|---|---|---|---|
| עומס פניות ציבור | פניות דרך מוקד 106, מייל, טפסים ורשתות חברתיות, רבות מהן על אותם נושאים. | סיכום פנייה או שרשור ארוך, הצעה לסיווג נושא ולמחלקה המטפלת, טיוטת תשובה בשפה ברורה. | לא מזינים שם, טלפון, כתובת או מספר זהות של תושב לכלי שהרשות לא אישרה. עובד קורא ומאשר כל תשובה לפני שליחה. |
| מסמכים ארוכים ושפה מקצועית | נהלים, חוזרים, הסכמים וחוות דעת שצריך לקרוא מהר ולהסביר לאחרים. | תמצות לפני ישיבה, השוואה בין גרסאות, ניסוח פשוט של אותו תוכן לתושבים. | הכלי עלול לטעות או להמציא פרטים. כל סעיף, תאריך וחובה נבדקים מול המסמך המקורי. |
| ישיבות ופרוטוקולים | ישיבות מועצה, ועדות וישיבות הנהלה. הפרוטוקול צריך להיות מדויק, ולעיתים הוא מתפרסם. | טיוטת סדר יום, רשימת החלטות ומשימות מתוך טיוטת הפרוטוקול, מכתבי מעקב לאחראים. | הפרוטוקול הרשמי נשאר באחריות הגורם שאחראי עליו ברשות. הקלטות של ישיבות סגורות לא עולות לכלי חיצוני בלי אישור. |
| צוותים עמוסים ופערי ידע | עובדים ותיקים לצד חדשים, וידע שנמצא אצל אנשים מסוימים. | תדריך לעובד חדש מתוך נהלים קיימים, ספריית פרומפטים משותפת לאגף. | בלי מדיניות שימוש, כל עובד פותח כלי אחר בחשבון פרטי. כדאי לקבוע כללים לפני שמרחיבים את השימוש. |
| פיקוח, תקציב ושקיפות | מבקר הרשות, היועץ המשפטי, הממונה על הגנת הפרטיות וועד העובדים. כל הוצאה צריכה הצדקה. | פיילוט קטן וממוקד עם מדדים ברורים, ותיעוד של מה מותר ובאילו כלים. | פיילוט בלי מדידה קשה להצדיק. מגדירים 2-3 מדדים לכל תרחיש ומודדים לפני ואחרי. |
בכל תרחיש, AI מכין טיוטה, והעובד בודק ומחליט.
נציגה במוקד מקבלת פנייה ארוכה על מפגע שחוזר ברחוב. היא מסירה את הפרטים המזהים של התושב, ומבקשת מכלי שהרשות אישרה לסכם את הפנייה, להציע סיווג ומחלקה מטפלת ולנסח מענה ראשוני.
הנציגה בודקת, מתקנת ושולחת. ההחלטה על הטיפול נשארת אצלה ואצל המחלקה.
לפני ישיבת מועצה מגיעים מסמכי רקע ארוכים. AI עוזר לתמצת אותם לחברי המועצה ולנסח טיוטת סדר יום. אחרי הישיבה, הוא מפיק מטיוטת הפרוטוקול רשימת החלטות ומשימות עם אחראים, ומנסח מכתבי מעקב.
הפרוטוקול הרשמי נכתב ומאושר לפי הנוהל של הרשות. AI מכין טיוטה, לא מסמך מחייב.
בהנדסה וברישוי עסקים חוזרות אותן שאלות: מה חסר בבקשה, למה היא הוחזרה ומה השלב הבא. AI עוזר לנסח מכתב השלמה בשפה פשוטה, להפוך נוהל פנימי לרשימת תיוג ולאחד הערות של כמה גורמים לתשובה אחת.
החלטה תכנונית או רישויית לא מתקבלת על ידי AI. כל הפניה לתוכנית או לתקנה נבדקת מול המקור.
אגף החינוך כותב הודעות להורים, מכין ימי היערכות לצוותים ומסכם ישיבות עם מנהלי מוסדות. AI עוזר לנסח הודעה להורים בשפה נגישה, לבנות מבנה למפגש צוות ולהכין שאלות ותשובות לקראת הרישום.
פרטי תלמידים, אבחונים, ציונים וכל מידע על קטינים לא מוזנים לכלי AI, אלא אם הרשות אישרה כלי ותהליך מתאימים.
הדוברות צריכה להגיב מהר ובדיוק. AI עוזר להכין טיוטת הודעה מתוך עובדות שהמחלקה המקצועית אישרה, להתאים את הנוסח לאתר, לרשתות ולמכתב לתושבים, ולהכין שאלות צפויות לקראת ראיון.
כל עובדה ומספר נבדקים מול המקור. מידע רגיש שעוד לא פורסם לא מוזן לכלי, ותגובה רשמית עוברת את מסלול האישור הרגיל.
רוב מה שכתוב כאן נכון גם למועצה, אבל התנאים שונים מעירייה גדולה, וההדרכה צריכה להתאים להם.
מועצה אזורית נותנת שירות ליישובים רבים ומפוזרים. העובדים לא תמיד יושבים באותו בניין, ולכנס את כולם לחדר אחד דורש תכנון. אפשר לקיים את ההדרכה במשרדי המועצה, בזום או בשילוב של שניהם.
במועצה קטנה, עובד אחד מחזיק לפעמים מזכירות, פניות ציבור ודוברות. הצורך בעזרה בכתיבה ובסיכום גדול, אבל אין זמן להדרכה ארוכה. לכן התרגול מתמקד במשימות שהעובד עושה כל שבוע, וכל משתתף יוצא עם ספריית פרומפטים ותוכנית יישום אישית.
בחלק מהמועצות אין מחלקת מחשוב או ממונה אבטחת מידע במשרה מלאה, והתמיכה מגיעה מספק חיצוני. זו לא סיבה לוותר, אבל זו סיבה לקבוע מראש כללים פשוטים: באילו כלים משתמשים, באיזה חשבון ומה אסור להזין. כדאי לתאם עם היועץ המשפטי ועם הממונה על הגנת הפרטיות ברשות, ולשתף את מי שאחראי על המחשוב.
לצד המועצה פועלים ועדי יישובים, ולעיתים גם הם רוצים להבין מה אפשר לעשות עם AI. לקהל רחב כזה מתאימה הרצאה, פיזית או בזום, וסדנה מעשית מתאימה יותר לצוות עובדי המועצה.
הדרכה מרחוק עובדת כשהיא מעשית ובקבוצה בגודל נכון. כל משתתף מחובר מהמחשב שלו, מתרגל על משימה מהעבודה ומשתף מסך כשהוא נתקע. בפורמטים המורחבים נקבע מפגש המשך אחרי 3-4 שבועות, גם הוא מרחוק.
הכלל הראשון בכל הדרכה: לא מזינים לכלי AI מידע אישי על תושבים (מספרי זהות, מידע רווחה, מידע רפואי, פרטי קטינים), אלא אם הרשות אישרה כלי ותהליך מתאימים. בסדנה מתרגלים על מסמכים פומביים, על נוסחים כלליים או על דוגמאות שהוסרו מהן פרטים מזהים.
בנושאי פרטיות ודין, כדאי לתאם עם היועץ המשפטי ועם הממונה על הגנת הפרטיות ברשות. כמה מקורות רשמיים שכדאי להכיר:
את הכללים כדאי לעגן במסמך אחד. בעמוד מדיניות שימוש בבינה מלאכותית ברשות מקומית יש מדריך ותבנית שאפשר להתאים.
אפשר להתחיל בשירות אחד ולהרחיב לפי הצורך.
חצי יום, יום מלא או יומיים עם מפגש המשך, בקבוצה של 8-20 משתתפים, כל אחד עם מחשב. סדנת AI לעובדי רשויות
45-90 דקות עם הדגמות חיות, לקהל גדול, פיזית או בזום. הרצאת בינה מלאכותית לרשות מקומית
לרשות שרוצה להכשיר כמה אגפים בשלבים, ולא להסתפק במפגש אחד. תוכנית הכשרת עובדי רשויות
אבחון ומיפוי, אסטרטגיה ותעדוף, פיילוט ממוקד של 4-8 שבועות, הרחבה והכשרה, ומדידה וממשל. הטמעת בינה מלאכותית ברשות מקומית
מה מותר, באילו כלים, מי מאשר ומה עושים כשמשהו משתבש. מדריך ותבנית מדיניות לרשות
פרומפטים מוכנים למשימות שחוזרות באגפים, עם הנחיות מה לא להדביק ואיך לבדוק את התוצר. משימות AI למנהלי אגפים ברשות
העברנו סדנאות והרצאות לעובדים ברשות מקומית בצפון, במועצה אזורית בדרום, בעירייה גדולה במרכז, במשרדי ממשלה ובתאגיד מים. כך נראה תהליך כזה בדרך כלל:
כל השלבים מפורטים בעמוד איך מזמינים סדנה או הרצאה לרשות מקומית.
בעירייה יש בדרך כלל אגפים גדולים ותפקידים מוגדרים, ואפשר לבנות סדנה נפרדת לכל אגף. במועצה אזורית העובדים פזורים בין יישובים והצוות קטן יותר. לכן במועצה מתאימים מפגשים בזום או בשילוב, ותרגול על משימות רוחביות כמו פניות, מכתבים וסיכומי ישיבות.
כן. מתחילים בכללים פשוטים: באילו כלים מותר להשתמש, באיזה חשבון ומה אסור להזין. כדאי לתאם אותם עם היועץ המשפטי, עם הממונה על הגנת הפרטיות ועם מי שמטפל במחשוב, גם אם זה ספק חיצוני. אחר כך מתרגלים על משימות שאין בהן מידע אישי, ומרחיבים בהדרגה.
בעיקר בעבודה עם טקסט: סיכום פנייה ארוכה, הצעה לסיווג נושא ולמחלקה המטפלת, וטיוטת תשובה ברורה ואדיבה לתושב. הנציג בודק ושולח, וההחלטה על הטיפול נשארת אצל המוקד והמחלקה. פרטים מזהים של תושבים לא מוזנים לכלי, אלא אם הרשות אישרה כלי ותהליך מתאימים.
לנסח מכתבי השלמה בשפה פשוטה, להפוך נוהל פנימי לרשימת תיוג, לאחד הערות של כמה גורמים לתשובה אחת ולהכין תשובות לשאלות שחוזרות מצד מבקשים. AI לא מקבל החלטה תכנונית או רישויית, וכל הפניה לתוכנית, לתקנה או לנוהל נבדקת מול המקור.
ברווחה נדרשת הזהירות הגדולה ביותר. מידע רווחה, מידע רפואי ופרטי קטינים לא מוזנים לכלי AI, אלא אם הרשות אישרה כלי ותהליך מתאימים. גם בלי מידע אישי יש מה לעשות: מכתבים כלליים, חומרי הסברה וסיכום נהלים. כדאי לתאם את הכללים עם היועץ המשפטי ועם הממונה על הגנת הפרטיות ברשות.
כן, ככלי עזר. AI יכול לתמצת מסמכי רקע לחברי המועצה, לנסח טיוטת סדר יום ולהפיק מטיוטת הפרוטוקול רשימת החלטות ומשימות. הפרוטוקול הרשמי נכתב ומאושר לפי הנוהל של הרשות, והקלטות של ישיבות סגורות לא עולות לכלי חיצוני בלי אישור.
אגף החינוך כותב הרבה: הודעות להורים, חומרים לימי היערכות, סיכומי ישיבות עם מנהלי מוסדות ושאלות ותשובות לקראת רישום. AI עוזר להכין טיוטות לכל אלה בשפה נגישה. פרטי תלמידים, אבחונים, ציונים ומידע על קטינים לא מוזנים לכלי, אלא אם הרשות אישרה כלי ותהליך מתאימים.
משלבים פורמטים. הרצאה בזום מגיעה לכל העובדים בבת אחת, וסדנאות מעשיות בקבוצות של 8-20 משתתפים מתקיימות במשרדי המועצה או בזום. בפורמטים המורחבים יש מפגש המשך אחרי 3-4 שבועות, שגם אותו אפשר לקיים מרחוק.
בשיחת אפיון ללא עלות עם מי שמוביל את הנושא ברשות. בשיחה מבינים מה המטרה, מי המשתתפים ומה הכללים הקיימים, ותוך 24 שעות נשלחת הצעת מחיר מסודרת. אפשר גם להתחיל בשאלון המוכנות באתר: 8 שאלות, כשתי דקות, בלי הרשמה.
שיחת אפיון ראשונה ללא עלות. הצעת מחיר מסודרת נשלחת תוך 24 שעות משיחת האפיון.