ניסיון בעבודה עם רשויות מקומיות וגופים ציבוריים

הניסיון שלנו במגזר הציבורי כולל סדנאות והרצאות לעובדים ברשות מקומית בצפון, במועצה אזורית בדרום, בעירייה גדולה במרכז, במשרדי ממשלה ובתאגיד מים.

כל סוג גוף עובד אחרת. בעירייה גדולה יש אגפים נפרדים, מחלקת מחשוב ונהלים כתובים. במועצה אזורית הצוותים קטנים יותר, ולעיתים המרחק בין היישובים משפיע על אופן ההדרכה. במשרד ממשלתי יש מטה ויחידות, ובתאגיד יש שירות לקוחות וצוותי שטח. לכן אנחנו לא מעבירים את אותה סדנה בכל מקום: התרגילים נבנים מחדש לפי המשימות של הצוות.

בעמוד הזה לא תמצאו תוצאות, אחוזי חיסכון או ציטוטים. במקום זה תמצאו איך נראה תהליך עבודה טיפוסי, מה מודדים כשעושים פיילוט, ואיך אפשר לקבל התייחסות מגוף שעבדנו איתו.

גוף ציבורי מחליט בעצמו מה מתפרסם עליו, ופרסום כזה עובר בדרך כלל דרך הדוברות. לכן אנחנו מפרסמים שם של רשות או גוף רק אחרי שקיבלנו אישור מפורש.

יש גם סיבה שנייה. בסדנה עובדים מעלים שאלות, טעויות ורעיונות על העבודה שלהם. זה עובד רק כשהם יודעים שמה שנאמר בחדר לא יופיע באתר של מישהו אחר. אנחנו לא מצטטים משתתפים בלי אישור.

ומה עם מספרים? נתון כמו אחוז חיסכון או שעות שנחסכו תלוי באופן המדידה, בתרחיש ובצוות. בלי מדידה מסודרת לפני ואחרי, מספר כזה הוא ניחוש. כשרשות עושה איתנו פיילוט, המדידה נעשית אצלה והתוצאות שייכות לה.

1. פנייה ושיחת אפיון. שיחה ראשונה ללא עלות עם מי שמוביל את הנושא, למשל מנהל או מנהלת אגף, משאבי אנוש, הדרכה או מחשוב. מבינים מי הקהל, מה המטרה ואילו כלים הרשות כבר אישרה.
2. הצעה והתקשרות. הצעת מחיר מסודרת נשלחת תוך 24 שעות משיחת האפיון. אופן ההתקשרות נקבע לפי נהלי הרכש של הגוף המזמין. אנחנו שולחים הצעת מחיר מסודרת ומשלימים את המסמכים שהגוף מבקש.
3. איסוף תרחישים. לפני הסדנה אוספים 3-5 תרחישים אמיתיים מהצוות, למשל מענה לפנייה של תושב, סיכום ישיבה או ניסוח מכתב. מהם נבנים התרגילים, בלי מידע אישי של תושבים.
4. סדנה או הרצאה. סדנה של חצי יום (3-4 שעות), יום מלא (כ-6 שעות) או תוכנית של יומיים עם מפגש המשך. הגודל שעובד הכי טוב: 8-20 משתתפים, כל אחד עם מחשב. לקהל גדול מתאימה יותר הרצאה של 45-90 דקות עם הדגמות חיות.
5. יישום אחרי הסדנה. כל משתתף מקבל ספריית פרומפטים מותאמת ותוכנית יישום אישית. בפורמטים המורחבים נפגשים שוב אחרי 3-4 שבועות ובודקים מה נכנס לעבודה.
6. פיילוט, אם הרשות רוצה להמשיך. בוחרים תרחיש ממוקד ומריצים פיילוט של 4-8 שבועות, עם 2-3 מדדים שנמדדים לפני ואחרי. לפי התוצאות מחליטים אם להרחיב לאגפים נוספים, בגלים.

רוצים לראות את השלבים מנקודת המבט של מי שמזמין? עברו לאיך מזמינים סדנה או הרצאה לרשות מקומית.

הטבלה מתארת דפוס כללי, לא מה שקרה בגוף מסוים. פירוט לפי קהל: בינה מלאכותית לעיריות ולמועצות, הדרכה לעובדי מדינה ולמשרדי ממשלה ובינה מלאכותית לתאגידים עירוניים ולתאגידי מים.

המדדים נבחרים יחד עם מי שמוביל את הנושא ברשות, ולפעמים גם עם המחשוב או עם המבקר. בסוף הפיילוט מחליטים: להרחיב, לשנות את התרחיש או לעצור. כל אחת מהתשובות האלה היא תוצאה לגיטימית. פרטים על השלבים: הטמעת בינה מלאכותית ברשות מקומית.

במקרים מסוימים אפשר לתאם שיחה קצרה עם איש קשר בגוף שעבדנו איתו. זה קורה רק אם הוא הסכים לכך מראש, ורק אחרי שהבנו מה אתם רוצים לברר. אנחנו לא מעבירים פרטי קשר בלי אישור.

אם זה חשוב לכם, ציינו את זה בשיחת האפיון ונבדוק מה אפשר. בינתיים אפשר לקרוא איך אנחנו אוספים משוב מגופים ציבוריים.