משימות בינה מלאכותית למנהלי אגפים ברשות מקומית

המשימות במדריך נבחרו כי הן חוזרות על עצמן באגפים, מבוססות על טקסט, ואפשר לבצע אותן בלי להזין מידע אישי על תושבים. שלושה כללים חלים על כולן:

1. עובדים בכלי שהרשות אישרה, בחשבון הארגוני. אם עוד אין כלי מאושר, זה הצעד הראשון, לא חשבון פרטי.
2. מזינים רק מידע שמותר להזין. לא מדביקים מספרי זהות, מידע רווחה, מידע רפואי או פרטי קטינים, אלא אם הרשות אישרה כלי ותהליך מתאימים.
3. אדם בודק ואחראי. כל תוצר הוא טיוטה. העובד שמשתמש בו בודק עובדות, שמות, תאריכים וסכומים, והוא האחראי לו.

אם ברשות שלכם עוד אין כללים כתובים, התחילו מהמדריך והתבנית למדיניות AI ברשות מקומית. בכל פרומפט, הטקסט המוטה הוא החלק שאתם משלימים.

ניסוח טיוטת מענה לפנייה של תושב

המשימה: תושב פנה בנושא שגרתי, כמו פינוי גזם, תאורת רחוב או חניה, ואתם צריכים תשובה ברורה ומנומסת שמבוססת על הנוהל.

פרומפט להעתקה:

אתה עוזר כתיבה באגף פניות הציבור בשם הרשות.
נסח טיוטת תשובה קצרה לפנייה שלמטה, בעברית פשוטה ומכבדת.
התבסס רק על הנוהל המצורף. אם חסר מידע כדי לענות, כתוב מה חסר ואל תשלים בעצמך.
סיים במשפט שמסביר למי אפשר לפנות להמשך.
הנוהל: הדביקו את הנוהל הרלוונטי
הפנייה: הדביקו את נוסח הפנייה בלי שם, טלפון, כתובת ומספר זהות

מה אסור להדביק: שם הפונה, מספר זהות, טלפון, כתובת מלאה, ומידע אישי שהפונה שיתף, כמו מצב בריאותי או כלכלי. את פרטי הפונה מוסיפים ידנית בתשובה הסופית.

מיון פניות חוזרות לנושאים

המשימה: יש לכם רשימת פניות מהתקופה האחרונה, ואתם רוצים לדעת אילו נושאים חוזרים, כדי לעדכן את התשובות המוכנות במוקד 106.

פרומפט להעתקה:

לפניך רשימת פניות למוקד העירוני, בלי פרטים מזהים.
מיין אותן לנושאים. לכל נושא כתוב כמה פניות שייכות אליו, ניסוח קצר של הבעיה החוזרת, ודוגמה אחת מהרשימה.
אל תסיק מסקנות על פונה מסוים. פנייה לא ברורה סמן כ"לא מסווג".
הפניות: הדביקו את טקסט הפניות אחרי הסרת שמות, טלפונים וכתובות

מה אסור להדביק: שמות, טלפונים, כתובות מדויקות, מספרי זהות ומספרי נכס. גם צירוף של רחוב, תאריך ותיאור מקרה יכול לזהות תושב, ולכן מסירים אותו כשאין בו צורך.

טיוטת פרוטוקול מתוך תמליל ישיבה

המשימה: יש לכם תמליל או רשימות של ישיבה, ואתם צריכים טיוטת פרוטוקול במבנה הקבוע של הרשות.

פרומפט להעתקה:

לפניך תמליל של ישיבה בשם הרשות.
הכן טיוטת פרוטוקול במבנה הזה: משתתפים, נושאים שעל סדר היום, עיקרי הדיון בכל נושא, החלטות, ותוצאות הצבעה אם היו.
כתוב בלשון עניינית ובגוף שלישי. אל תוסיף דברים שלא נאמרו. כל דבר לא ברור בתמליל סמן לבדיקה.
התמליל: הדביקו את התמליל או הרשימות

מה אסור להדביק: תמליל של ישיבה סגורה, דיון בעניין אישי של עובד או תושב, או ישיבה שהרשות לא אישרה להעביר לכלי שבו אתם עובדים. במקרה כזה בודקים קודם עם המזכיר או עם הממונה על הגנת הפרטיות.

רשימת החלטות ומשימות מתוך סיכום ישיבה

המשימה: אחרי ישיבת הנהלה או צוות, צריך רשימה ברורה של מה הוחלט, מי אחראי ועד מתי.

פרומפט להעתקה:

מתוך סיכום הישיבה שלמטה, הפק טבלה עם העמודות: החלטה או משימה, אחראי, מועד יעד.
אם לא צוין אחראי או מועד, כתוב "לא צוין" ואל תנחש.
בסוף, רשום את השאלות הפתוחות שלא הוכרעו.
הסיכום: הדביקו את סיכום הישיבה

מה אסור להדביק: הערות אישיות על עובדים, מידע על הליכים משמעתיים, ומידע על תושבים שעלה בישיבה.

תמצות מסמך תכנון לשפה פשוטה

המשימה: צריך להסביר לתושבים או להנהלה מה כתוב בהוראות של תכנית או בחוות דעת ארוכה, בלי לשנות את המשמעות.

פרומפט להעתקה:

לפניך מסמך תכנון שפורסם לציבור.
סכם אותו בשפה פשוטה לקהל שאינו מקצועי: מה התכנית מאפשרת, איפה, אילו תנאים ומגבלות יש, ומה השלבים הבאים.
ליד כל טענה ציין את מספר הסעיף במסמך המקורי. אל תשמיט תנאים וסייגים. אם משהו לא ברור, כתוב זאת.
המסמך: הדביקו את טקסט המסמך

מה אסור להדביק: בקשות להיתר עם פרטי מבקשים, מסמכים עם פרטי בעלי נכסים, ומסמכים שעוד לא פורסמו לציבור, אלא אם הכלי אושר לכך.

מכתב לתושב על השלמת מסמכים לבקשה

המשימה: בקשה הגיעה חסרה, וצריך מכתב ברור שמפרט מה חסר ולמה, על בסיס רשימת הדרישות של האגף.

פרומפט להעתקה:

נסח מכתב קצר ומנומס לתושב, שמבקש להשלים מסמכים לבקשה שהגיש למחלקת שם המחלקה.
המסמכים החסרים: רשימת המסמכים
לכל מסמך הסבר במשפט אחד למה הוא נדרש, לפי הדרישות המצורפות. הוסף איך מגישים את ההשלמה ולמי פונים בשאלות.
הדרישות: הדביקו את רשימת הדרישות המפורסמת

מה אסור להדביק: שם המבקש, מספר זהות, כתובת הנכס, פרטי גוש וחלקה ומספר הבקשה. מוסיפים אותם ידנית במכתב הסופי.

הודעה להורים על שינוי

המשימה: שינוי בהסעות, בלוח החופשות או ברישום, וצריך הודעה ברורה להורים בכמה ערוצים.

פרומפט להעתקה:

נסח הודעה להורים מטעם אגף החינוך בשם הרשות על השינוי הבא: תיאור השינוי.
הכן גרסה למייל ולאתר, וגרסה קצרה להודעת טקסט.
כתוב בשפה פשוטה, העתק תאריכים ושעות בדיוק כפי שהם מופיעים בתיאור, והוסף למי פונים בשאלות.

מה אסור להדביק: שמות ילדים, שיבוץ של ילדים מסוימים, מידע על צרכים מיוחדים, ופרטי קשר של הורים.

תמצות הנחיה מקצועית לרשימת פעולות

המשימה: הגיע חוזר או הנחיה ארוכה, והאגף צריך לדעת מה משתנה אצלו ומה צריך לעשות.

פרומפט להעתקה:

לפניך הנחיה מקצועית שפורסמה.
כתוב מה ההנחיה משנה, על מי היא חלה, מאיזה מועד, ואילו פעולות נדרשות מאגף החינוך ברשות מקומית.
הצג את הפעולות כרשימה, וליד כל פעולה ציין את הסעיף בהנחיה שממנו היא נובעת.
ההנחיה: הדביקו את טקסט ההנחיה

מה אסור להדביק: מידע על תלמידים או על אנשי צוות מסוימים, גם אם הוא מופיע במסמכים שמצורפים להנחיה.

ברווחה עובר המידע הרגיש ביותר ברשות. המשימה כאן עובדת רק על מידע כללי על שירותים, ולא נוגעת בתיקים.

חומר הסבר לתושבים על שירות

המשימה: צריך דף הסבר קצר על שירות של המחלקה: למי הוא מיועד, איך פונים ומה כדאי להכין.

פרומפט להעתקה:

נסח דף מידע לתושבים על השירות הבא של מחלקת הרווחה בשם הרשות: שם השירות ותיאור כללי.
כלול: למי השירות מיועד, איך פונים, אילו מסמכים כדאי להכין, ומה קורה אחרי הפנייה.
כתוב בשפה פשוטה, מכבדת ולא שיפוטית. אל תוסיף תנאי זכאות שלא הופיעו בתיאור.

מה אסור להדביק: כל מידע מתיק רווחה: שמות, מצב משפחתי, מצב כלכלי או בריאותי, פרטי קטינים, וגם תיאור מקרה "אנונימי" שאפשר לזהות ממנו משפחה. מידע כזה לא מזינים לכלי AI, אלא אם הרשות אישרה כלי ותהליך מתאימים.

הודעה לתושבים בכמה ערוצים

המשימה: עבודות תשתית, סגירת כביש או אירוע, וצריך נוסח אחיד לאתר, לרשתות החברתיות ולהודעה קצרה.

פרומפט להעתקה:

אתה עוזר כתיבה בדוברות שם הרשות.
על בסיס הפרטים שלמטה, נסח הודעה לאתר, פוסט לרשתות החברתיות והודעת טקסט קצרה.
השתמש רק בפרטים שמופיעים כאן. אל תוסיף ציטוטים, מספרים או הבטחות.
הפרטים: מה קורה, איפה, מתי, מה ההשפעה על התושבים, ולמי פונים

מה אסור להדביק: מידע שעוד לא אושר לפרסום, פרטים על תושבים או עובדים, ותוכן של תלונות.

שאלות ותשובות צפויות לפני פרויקט

המשימה: לפני פרויקט שמשפיע על שכונה, כדאי להכין מראש תשובות לשאלות שתושבים ישאלו.

פרומפט להעתקה:

לפניך תיאור של פרויקט בשם הרשות שפורסם לציבור.
כתוב את השאלות שתושבים צפויים לשאול, ולכל שאלה טיוטת תשובה קצרה שמבוססת רק על התיאור.
כשאין בתיאור תשובה, כתוב "נדרש מידע מהאגף המקצועי" ואל תמציא.
התיאור: הדביקו את תיאור הפרויקט

מה אסור להדביק: מסמכים פנימיים שלא פורסמו, התכתבויות עם קבלנים, ופרטים על תושבים שהתלוננו.

השוואה בין גרסאות של נוהל פנימי

המשימה: יש טיוטה חדשה של נוהל פנימי, וצריך רשימה מסודרת של מה השתנה לעומת הגרסה הקודמת.

פרומפט להעתקה:

לפניך גרסה קודמת וגרסה חדשה של אותו נוהל.
הצג בטבלה כל שינוי: הסעיף, הנוסח הקודם, הנוסח החדש, ותיאור קצר של מה השתנה.
אל תיתן חוות דעת משפטית. שינוי שעשוי להיות מהותי סמן לבדיקה.
הגרסה הקודמת: הדביקו את הנוסח
הגרסה החדשה: הדביקו את הנוסח

מה אסור להדביק: מסמכים חסויים, חוות דעת משפטיות, מסמכים מהליכים משפטיים, ומסמכים עם פרטים אישיים. המשימה מתאימה לנהלים פנימיים כלליים, בכלי שאושר למידע פנימי, ועורך דין בודק כל תוצר.

תיאור תפקיד ומודעת גיוס

המשימה: נפתחה משרה, וצריך תיאור תפקיד ברור ומודעת גיוס בשפה מכבדת ושוויונית.

פרומפט להעתקה:

נסח תיאור תפקיד ומודעת גיוס למשרת שם המשרה בשם הרשות.
השתמש רק בדרישות ובתנאים שמופיעים כאן: הדביקו את הדרישות הרשמיות.
כתוב בשפה פשוטה ושוויונית, פנה לכל המגדרים, ואל תוסיף דרישות או הטבות שלא הופיעו.

מה אסור להדביק: קורות חיים של מועמדים, פרטים על עובדים קיימים, נתוני שכר אישיים וחוות דעת על מועמדים. החלטות על גיוס מקבל אדם, לא כלי.

הסבר בשפה פשוטה לנתוני תקציב שפורסמו

המשימה: צריך להסביר לתושבים, לחברי הנהלה או לוועדה מה עומד מאחורי סעיפי התקציב שפורסמו.

פרומפט להעתקה:

לפניך נתוני תקציב של שם הרשות שפורסמו לציבור.
הסבר בשפה פשוטה מהם הסעיפים העיקריים, מה השתנה לעומת השנה הקודמת אם הנתונים מופיעים, ומה כדאי לשאול בדיון.
אל תחשב מחדש ואל תעגל מספרים. אם יש חישוב, הצג אותו כדי שאפשר יהיה לבדוק.
הנתונים: הדביקו את הטבלה או הטקסט

מה אסור להדביק: נתוני חייבים, הסדרי תשלום של תושבים, פרטי חשבונות בנק, ונתונים כספיים שעוד לא פורסמו.

תוכנית עבודה לאירוע קהילתי

המשימה: מתכננים אירוע, וצריך לוח זמנים, חלוקת משימות ורשימת בדיקה לפני האירוע.

פרומפט להעתקה:

עזור לי לתכנן אירוע קהילתי של שם הרשות: סוג האירוע, מקום, תאריך וקהל יעד.
הכן לוח זמנים לשבועות שלפני האירוע, רשימת משימות לפי תחום (הפקה, שיווק, בטיחות, נגישות, לוגיסטיקה), ורשימת בדיקה ליום האירוע.
סמן משימות שדורשות אישור של גורם ברשות.

מה אסור להדביק: רשימות משתתפים, פרטי קשר של מתנדבים ותושבים, ופרטי התקשרות עם ספקים שלא פורסמו.

ניתוח משוב משתתפים אחרי אירוע

המשימה: אספתם משוב בטופס, ורוצים לדעת מה עבד ומה כדאי לשפר בפעם הבאה.

פרומפט להעתקה:

לפניך תשובות פתוחות של משתתפים בסקר משוב, בלי פרטים מזהים.
מיין את התשובות לנושאים. לכל נושא כתוב מה אמרו, דוגמה מייצגת, והצעה לשיפור.
הפרד בין מה שחוזר אצל משתתפים רבים לבין הערה בודדת.
התשובות: הדביקו את התשובות אחרי הסרת שמות ופרטי קשר

מה אסור להדביק: שמות, טלפונים, כתובות מייל, וכל פרט שמזהה משתתף, כולל ילדים שהשתתפו.

פרומפט טוב הוא רק התחלה. כדי שהמשימות יהפכו לשגרה, בחרו כמה משימות לכל אגף, נסו אותן על דוגמאות אמיתיות בלי מידע אישי, ושמרו את הנוסח שעבד בספרייה משותפת של האגף.

בסדנאות לעובדי רשויות, התרגילים נבנים מתרחישים אמיתיים שהצוות מביא, וכל משתתף יוצא עם ספריית פרומפטים מותאמת ותוכנית יישום אישית. פרטים בעמוד סדנת בינה מלאכותית לעובדי רשויות, ולמי שרוצה תהליך ארוך יותר, בעמוד תוכנית ההכשרה לעובדי רשויות.

להרחבה על אגפים מסוימים: בינה מלאכותית במוקדים ובשירות ובינה מלאכותית במשאבי אנוש. לתמונה הרחבה של רשות מקומית: בינה מלאכותית לעיריות ולמועצות.